Paramètres
La page Paramètres regroupe les réglages propres à votre établissement : son logo, les règles d'inscription, la saisie des notes, les règles de paiement et les banques, les modèles de reçus et la messagerie. Accessible depuis Administration → Paramètres.
Droits. La page demande l'accès à l'Administration et le droit Paramètres locaux (voir Gestion des rôles).
La page est faite de huit volets que l'on déplie un à un (on peut en ouvrir plusieurs à la fois). Le bouton Enregistrer, répété en haut et en bas de la page, enregistre d'un coup tous les réglages modifiés.
Enregistrer ou pas ? Les cases à cocher, le logo et la configuration de la messagerie ne sont pris en compte qu'après un clic sur Enregistrer. Font exception les banques (chaque ajout, modification ou suppression est immédiat) et l'activation d'un modèle de reçu (immédiate aussi).
Paramètres généraux : le logo
Choisir un logo charge l'image de l'établissement (PNG ou JPG, 512 Ko au maximum, sinon : « Image trop volumineuse (512 Ko max). »). Elle s'affiche en aperçu à côté du bouton, et en bas du menu de navigation une fois les réglages enregistrés. L'icône rouge de corbeille retire le logo.
Gestion des Élèves
Trois règles qui s'appliquent à l'inscription d'un élève (voir Élèves) :
- Bloquer l'inscription lorsque la capacité maximale de la classe est atteinte : on ne peut plus inscrire d'élève dans une classe pleine ;
- Le nom d'au moins un parent/tuteur est obligatoire lors de l'inscription ;
- Le téléphone d'au moins un parent/tuteur est obligatoire lors de l'inscription.
Gestion Académique
Autoriser à évaluer au delà de /20 permet de saisir les notes sur 20 × le coefficient de la matière. Le détail est dans Saisie des notes.
Finance
Quatre règles de paiement et la liste des banques.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Dépôt de scolarité obligatoire à l'inscription | Un paiement est exigé quand on inscrit un élève, même si le montant saisi est nul. N'agit qu'avec le réglage « Exiger le paiement de la totalité des frais d'inscription » |
| Première tranche obligatoire au premier paiement | Le paiement minimum à l'inscription comprend aussi la première tranche de la scolarité (dans la limite de l'écolage dû) |
| Exiger le paiement de la totalité des frais d'inscription | Active le contrôle du paiement minimum à l'inscription : frais d'inscription et autres frais exigés (plus la première tranche si elle est obligatoire), après bourses. Si le paiement est plus bas, l'inscription est refusée avec « Le paiement initial doit être au moins de … FCFA » |
| Exiger la banque et la référence pour les paiements par banque | Un paiement par banque doit indiquer la banque et sa référence, à l'inscription comme dans les Transactions |
Ces réglages s'appuient sur les structures de frais et sur leurs tranches.
Les banques
La liste Banques donne les établissements bancaires proposés quand un paiement se fait par banque : Noms, Référence, Responsable et Adresse.
Ajouter ouvre le formulaire (seul le nom est obligatoire). Le crayon modifie une banque, la corbeille la supprime après confirmation. Une banque qui figure déjà sur des reçus ne peut pas être supprimée.
Modèles
Ce volet porte deux listes :
Bulletins : les modèles de bulletin disponibles, par exemple « Bulletin v1 (Primaire 1) ». Leur gestion (ajout, modification, association aux classes) est assurée par l'équipe ClassMata ; la liste sert à les consulter.
Reçu Ecolage : les modèles de reçu de scolarité. Celui qui porte l'étoile est le modèle actif, utilisé pour imprimer tous les reçus (voir Transactions). Pour en changer, choisissez un autre modèle puis cliquez sur le bouton étoile (Activer) : le changement est immédiat.
Préférences de notification et configuration SMS
Ces deux volets annoncent seulement que les préférences de notification et la configuration SMS « seront disponibles prochainement ».
Les messages envoyés aux utilisateurs se règlent, en attendant, avec les modèles de notification.
Configuration SMTP (e-mail)
Ce volet donne à ClassMata le compte d'envoi des e-mails (notifications par e-mail).
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Hôte SMTP | Adresse du serveur d'envoi (par exemple smtp.gmail.com) |
| Port | Port du serveur (1 à 65535) |
| SSL / TLS | À activer si le serveur impose une connexion chiffrée |
| Utilisateur | Identifiant du compte (souvent une adresse e-mail) |
| Mot de passe | Mot de passe du compte. L'œil permet de l'afficher ou de le masquer |
| Adresse expéditeur (From) | Adresse qui apparaît comme expéditeur des messages |
| E-mail de test | Adresse qui recevra le message d'essai |
Le bouton Tester envoie un message d'essai à l'E-mail de test avec les valeurs affichées, sans qu'il soit nécessaire d'enregistrer d'abord : « E-mail de test envoyé avec succès ! » confirme la configuration, « Échec de l'envoi. Vérifiez vos paramètres. » indique qu'un champ est à corriger (hôte, port, SSL, identifiants). Pensez à cliquer ensuite sur Enregistrer.
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