Structures de frais
Une structure de frais dit combien un élève doit payer : quels frais (inscription, écolage, frais annexes…), pour quels montants et, avec les tranches, selon quel échéancier. Chaque classe est rattachée à une structure ; c'est elle qui sert ensuite à calculer ce que chaque élève doit lors des encaissements. Accessible depuis Finance → Structures de frais.
Droits. La page demande l'accès au module Finance et le droit de gérer les structures de frais.
La page a deux onglets : Scolarité (les structures et leurs lignes de frais) et Tranches (les échéanciers de paiement).
Les structures de scolarité
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nom | Nom de la structure (par exemple « Premier cycle ») |
| Montant (XAF) | Deux totaux séparés par une barre : la somme des montants de base, puis la somme des montants de base majorés du supplément « nouvel élève » |
| Classes | Nombre de classes qui utilisent la structure |
| Actions | Détails, Affecter aux classes, Modifier (le nom) et Supprimer |
Le bouton Ajouter crée une structure : donnez-lui seulement un Nom (par exemple « Nursery » ou « Second Cycle »), puis ajoutez ses lignes.
Les lignes de frais
Le bouton Détails ouvre les lignes de la structure :
Chaque ligne associe un compte du plan comptable à un type de frais et à des montants. Le bouton Ajouter une ligne ouvre le formulaire :
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Comptes | Le compte facturé. Seuls les comptes marqués « Lié aux élèves » dans le plan comptable sont proposés. Le nom de la ligne est celui du compte. |
| Eco | Le type de frais, voir ci-dessous |
| Base | Montant dû par tous les élèves |
| Nouvel élève | Supplément ajouté pour les nouveaux élèves |
| Expatrié | Supplément ajouté pour les élèves expatriés |
| Interne | Supplément ajouté pour les élèves internes |
| Mt23, Mt13 | Montants prévus pour les formules « 2/3 » et « 1/3 » de la scolarité. Ils ne sont pas utilisés par les calculs actuels : laissez-les à 0 |
| Ordre | Ordre de la ligne : à type égal, les paiements remplissent les lignes dans cet ordre |
| Avance | Autorise le paiement partiel de la ligne (voir ci-dessous) |
| Reçu distinct | La ligne est imprimée sur son propre reçu |
Le montant dû par un élève pour une ligne est la base, plus le supplément « nouvel élève » s'il s'agit d'un nouvel élève (et non d'un ancien), plus le supplément « interne » s'il est interne, plus le supplément « expatrié » s'il est expatrié. Les cases Interne et Expatrié se cochent dans le dossier de l'élève.
Les quatre types de frais
| Type (Eco) | Usage |
|---|---|
| Inscription | Frais d'inscription. Réglés en premier |
| Ecolage | La scolarité proprement dite. Réglée après l'inscription ; c'est son total que l'échéancier en tranches doit retrouver |
| Autres frais exigés | Frais obligatoires autres que l'inscription et l'écolage. Réglés après l'écolage |
| Frais annexes | Frais facultatifs. Ils ne font pas partie du montant à payer : on les encaisse à part, avec le bouton Frais optionnels des transactions |
Ordre d'imputation. Quand un paiement est encaissé, ClassMata le répartit automatiquement : d'abord les lignes Inscription, puis Ecolage, puis Autres frais exigés, et, dans chaque type, selon l'Ordre de la ligne. Une ligne n'est payée partiellement que si elle porte Avance ; sinon, elle est soldée en une fois ou laissée de côté pour passer à la ligne suivante qui, elle, peut être payée en entier.
Modifier et Supprimer agissent sur la ligne. Changer un montant change immédiatement ce que les élèves de la classe doivent encore.
Affecter une structure à des classes
Affecter aux classes ouvre la liste des classes avec des cases à cocher et l'option Tout sélectionner. Cochez les classes qui doivent utiliser la structure et cliquez sur Enregistrer. Une classe n'a qu'une seule structure de frais : l'affecter ici la détache de l'ancienne ; les classes qui utilisaient la structure et que vous décochez n'en ont plus.
Une classe sans structure de frais ne peut pas recevoir de paiements de scolarité ni de bourses, et ses élèves ne peuvent pas payer à l'inscription.
Supprimer une structure
Supprimer demande une confirmation. Une structure encore affectée à des classes ne peut pas être supprimée : retirez-la d'abord des classes. Si la version en ligne affiche seulement « Erreur lors de la connexion au serveur » après la confirmation, c'est le signe que la structure est encore utilisée.
Les tranches (échéanciers)
Un échéancier découpe l'écolage en quatre tranches au plus, chacune avec un montant et une date limite. L'onglet Tranches liste les échéanciers, le nombre de classes qui les utilisent et les actions Affecter aux classes, Modifier et Supprimer.
Le formulaire demande un Nom puis quatre blocs, un par catégorie d'élèves : Base, Nouvel élève, Interne et Expatrié. Dans chaque bloc, saisissez pour chaque tranche le montant (Tranche 1 à Tranche 4) et la date limite (Échéance 1 à Échéance 4). Une échéance ne peut pas être antérieure à la précédente. Laissez à 0 les tranches inutiles.
Pour un élève donné, ClassMata utilise le bloc de sa catégorie, dans cet ordre de priorité : expatrié, puis interne, puis nouvel élève, puis base. La progression des tranches (déjà payé, reste à payer, date limite) apparaît sur les reçus de l'élève.
Affecter aux classes fonctionne comme pour les structures de frais, mais avec deux contrôles :
- la classe doit déjà avoir une structure de frais ;
- dans chaque catégorie, le total des tranches doit être égal au total des lignes « Ecolage » de la structure de la classe (base, base + nouvel élève, base + interne, base + expatrié).
Sinon, l'affectation est refusée avec un message qui donne les totaux attendus (« Classe '…' : total des tranches ≠ total scolarité … »). Corrigez les montants de l'échéancier ou de la structure, puis recommencez.
Un échéancier encore affecté à des classes ne peut pas être supprimé (retirez-le d'abord des classes).
Réglages liés. Les réglages Dépôt de scolarité obligatoire à l'inscription et Première tranche obligatoire au premier paiement (page Paramètres) s'appuient sur ces structures et sur la première tranche.
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