Prix par élève ou prix fixe : lequel coûte le moins à une école ?
Cela dépend de l'effectif. Un tarif par élève est plus économique pour une très petite école, tandis qu'un prix fixe devient plus avantageux dès que l'effectif dépasse un seuil de rentabilité, qu'on obtient en divisant le prix fixe par le tarif par élève. Au-delà de ce seuil, chaque inscription supplémentaire ne coûte plus rien avec un prix fixe.
Le calcul est simple, mais il faut le faire avec l'effectif que vous aurez dans deux ou trois ans, pas seulement celui de cette année. Cet article donne la méthode, des exemples chiffrés en FCFA, ce que « prix fixe » ne couvre pas, et les questions à poser à un éditeur avant de signer.
Comment fonctionne chaque modèle de prix ?
Les éditeurs de logiciels scolaires utilisent surtout trois modèles, et nous les voyons coexister dans notre comparatif des logiciels de gestion scolaire au Cameroun.
- Tarif par élève : la facture suit l'effectif. Chaque élève inscrit ajoute une somme par an.
- Abonnement par paliers : un montant mensuel couvre un effectif donné, puis les élèves supplémentaires sont facturés au-delà du palier.
- Prix fixe par école : un montant annuel selon le plan choisi, quel que soit le nombre d'élèves. C'est le modèle de ClassMata : 50 000 XAF (Basic), 100 000 XAF (Pro) ou 250 000 XAF (Premium) par an.
Le tarif par élève a un avantage réel : il démarre bas. Son inconvénient est que le coût augmente avec le succès de l'école, et qu'il faut surveiller les seuils où le tarif change.
À partir de combien d'élèves un prix fixe devient-il plus avantageux ?
Le seuil de rentabilité est le prix fixe divisé par le tarif par élève. Avec un tarif de 1 000 FCFA par élève et par an, le plan Pro de ClassMata (100 000 XAF) devient plus avantageux à partir de 100 élèves. Les tarifs par élève ci-dessous sont des exemples : l'une des grilles par élève publiées que nous avons consultées va de 500 à 1 500 FCFA par élève et par an.
| Effectif | 500 FCFA/élève | 1 000 FCFA/élève | 1 500 FCFA/élève | ClassMata Basic | ClassMata Pro | ClassMata Premium |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 150 élèves | 75 000 | 150 000 | 225 000 | 50 000 | 100 000 | 250 000 |
| 300 élèves | 150 000 | 300 000 | 450 000 | 50 000 | 100 000 | 250 000 |
| 600 élèves | 300 000 | 600 000 | 900 000 | 50 000 | 100 000 | 250 000 |
| 1 000 élèves | 500 000 | 1 000 000 | 1 500 000 | 50 000 | 100 000 | 250 000 |
Seuils de rentabilité face à chaque plan : 100, 50 et 34 élèves pour Basic (à 500, 1 000 et 1 500 FCFA par élève) ; 200, 100 et 67 élèves pour Pro ; 500, 250 et 167 élèves pour Premium. Ce calcul n'a de sens que si les modules comparés sont les mêmes : le plan Basic n'inclut pas les frais et la facturation, ni la RH et la paie, qui commencent au plan Pro.
Exemple : une école de 300 élèves à 1 000 FCFA par élève paie 300 000 FCFA par an, soit trois fois le plan Pro (100 000 XAF) ; la même école à 600 élèves paie 600 000 FCFA, soit six fois, alors que le prix de ClassMata n'a pas bougé. Pour faire le calcul chez vous :
- notez votre effectif actuel et celui que vous visez dans deux ans ;
- demandez le tarif par élève de l'éditeur et ce qu'il inclut ;
- divisez le prix fixe par ce tarif pour obtenir le seuil ;
- comparez ce seuil à vos deux effectifs.
Que ne dit pas le mot « fixe » ?
« Prix fixe » signifie que le prix ne dépend pas du nombre d'élèves, pas qu'il n'y a aucun autre coût. Chez ClassMata, quatre éléments sont à intégrer au budget, tous indiqués sur la page Tarifs :
- Le renouvellement de licence : 50 000 XAF par an pour Basic, 100 000 XAF par an pour Pro et pour Premium.
- L'installation et la formation : gratuites avec Premium, non comprises dans Basic et Pro.
- Les options : les SMS/e-mails et le site internet de l'établissement se commandent en plus ; la communication élèves/parents–enseignants est une option pour Basic et Pro.
- Les modules par plan : frais et RH/paie à partir de Pro ; bibliothèque, transport, infirmerie, cantine, activités extrascolaires et gestion des locaux en Premium.
Demandez la même liste à tout éditeur, quel que soit son modèle : c'est le coût total sur trois ans qu'il faut comparer, pas le prix d'appel.
Quelles questions poser à un éditeur avant de signer ?
Six questions suffisent à comparer deux offres de façon honnête :
- Sur quoi est facturé le prix ? Élèves inscrits, élèves actifs, classes, utilisateurs, ou l'école ?
- Où sont les seuils ? À quel effectif le tarif change-t-il, et que paie-t-on au-delà ?
- Quel est le prix de la deuxième année ? Y a-t-il un renouvellement, et à quel montant ?
- Qu'est-ce qui n'est pas inclus ? Installation, formation, SMS, site internet, modules complémentaires.
- Quelle est la durée d'engagement ? Mensuel, annuel, remise pour engagement annuel ?
- Que se passe-t-il si l'effectif baisse ? Le prix suit-il à la baisse, ou reste-t-il le même ?
Pendant l'essai, vérifiez aussi que le logiciel couvre vos tâches les plus lourdes, par exemple les bulletins et l'encaissement des frais par tranches (structures de frais dans le manuel). Notre guide du logiciel de gestion scolaire propose six critères de choix.
Questions fréquentes
ClassMata facture-t-il par élève ?
Non. Le prix est fixe par plan et par an : une école de 200 élèves et une école de 2 000 élèves paient le même montant pour le même plan.
Un prix fixe est-il toujours moins cher ?
Non. Pour une très petite école, un tarif par élève peut coûter moins. Calculez le seuil de rentabilité en divisant le prix fixe par le tarif par élève, et comparez des modules équivalents.
Combien coûte ClassMata ?
50 000 XAF par an pour Basic, 100 000 XAF par an pour Pro et 250 000 XAF par an pour Premium, par école, avec un renouvellement de licence de 50 000 à 100 000 XAF par an selon le plan.
Puis-je essayer ClassMata avant d'acheter ?
Oui. L'application de démonstration est accessible gratuitement sur demo.classmata.com, sans installation.
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